1. Parties et conclusion
Le responsable du traitement, c’est vous, l’utilisateur de Podklado. Le sous-traitant est Matouš Janeček, numéro d’identification (IČO) 29938881, T. G. Masaryka 415, 562 01 Ústí nad Orlicí. L’accord fait partie des conditions générales d’utilisation, est conclu lors de l’inscription et dure tant que vous avez un compte.
2. Ce que nous traitons
- Finalité : stocker les contenus que vos clients vous transmettent, les rendre accessibles à vous et à votre équipe, et envoyer aux clients les relances que vous paramétrez.
- Personnes concernées : vos clients et les personnes dont les données figurent dans les contenus.
- Données : nom et e-mail du client, ainsi que les textes, fichiers et photos qu’il dépose. Ne déposez pas de catégories particulières de données (santé, biométrie, etc.) dans le service, sauf si le projet l’exige absolument.
3. Nos obligations
- Nous traitons les données uniquement sur vos instructions. Vos instructions, c’est la façon dont vous paramétrez et utilisez le service. Si nous estimons qu’une instruction enfreint la réglementation, nous vous en informons.
- Quiconque a accès aux données est tenu à la confidentialité. Seules les personnes qui en ont strictement besoin pour le fonctionnement y ont accès.
- Sécurité : connexion chiffrée, stockage privé avec des liens valables quelques minutes, un lien client impossible à deviner et révocable, séparation des données entre espaces de travail et sauvegardes nocturnes.
- Sur la page par laquelle les clients transmettent leurs contenus, nous ne mesurons pas l’audience et n’exécutons aucun script publicitaire ou de suivi.
- Nous vous aidons à traiter les demandes des personnes concernées. Le service permet lui-même de télécharger et de supprimer les contenus.
- Nous vous informons de toute violation de sécurité touchant vos données dans les meilleurs délais, au plus tard 48 heures après sa découverte.
- Nous vous fournissons les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons nos obligations. Un audit sur place est possible sur accord préalable et à vos frais.
4. Sous-traitants ultérieurs
Vous acceptez que nous fassions appel aux sous-traitants ultérieurs suivants :
- Oracle (Oracle Cloud Infrastructure), centre de données à Francfort, Allemagne : serveur et base de données.
- Cloudflare, Inc. : stockage des fichiers et des sauvegardes de la base de données (Cloudflare R2) sous juridiction de l’UE, les données restent dans l’Union européenne. Le contrat est couvert par les clauses contractuelles types de l’UE.
- Resend, Inc. : envoi des invitations et des relances aux clients depuis la région UE, avec les clauses contractuelles types de l’UE.
Nous annonçons tout changement par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez mettre fin à l’accord d’ici là en supprimant votre compte. Les sous-traitants ultérieurs sont soumis aux mêmes obligations que nous.
5. Où et pendant combien de temps
- Nous stockons les données dans l’Union européenne : la base de données en Allemagne, les fichiers et sauvegardes dans un stockage sous juridiction de l’UE.
- Si vous supprimez un projet ou votre compte, nous effaçons immédiatement les données et les fichiers. Ils disparaissent des sauvegardes au plus tard sous 30 jours. Les projets terminés peuvent aussi être supprimés automatiquement selon le délai que vous définissez dans Paramètres, Espace de travail.