Každý měsíc stejná situace: do termínu přiznání k DPH zbývá pár dní a část klientů ještě neposlala výpisy nebo účtenky. Přiznání k DPH se podává do 25. dne po skončení období, takže každý den zdržení na straně klienta zkracuje čas na vaši práci.
Stejný seznam každý měsíc
Klient by neměl přemýšlet, co vám má poslat. Dejte mu každý měsíc stejný seznam:
- Vydané faktury: export z fakturačního programu nebo PDF v jednom ZIPu.
- Přijaté faktury a účtenky: vyfocené účtenky stačí.
- Výpisy z bankovních účtů za celé období, PDF nebo CSV.
- Pokladní kniha, pokud ji vede.
- Co se změnilo: nové smlouvy, úvěry, leasing, auto, zaměstnanec, dotace.
- Hotovostní tržby: ano, nebo ne.
Tenhle seznam je připravený jako šablona podklady pro účetní.
Termín s rezervou
Nestanovujte termín na poslední chvíli. Když potřebujete podklady zpracovat do 25., chtějte je do 10. Termín pište jako konkrétní datum, ne „začátkem měsíce“.
Po kouskách a z mobilu
Účtenky se válejí v peněžence a v autě. Když je klient může vyfotit a nahrát rovnou z telefonu, pošle je hned, a ne až se dostane k počítači. Nechte ho nahrávat průběžně, ne všechno najednou.
Připomínka jen s tím, co chybí
Když klient poslal faktury, ale ne výpisy, ať mu připomínka napíše jen o výpisech. Obecné „nezapomeňte na doklady“ se snadno přehlédne.
Jak to vypadá v aplikaci Podklado
Pro každého klienta založíte zakázku ze šablony pro účetní a pošlete mu odkaz. Klient nahrává bez registrace, i z mobilu, vidí termín a připomínky mu chodí samy, jen s tím, co chybí. Vy doklady zkontrolujete, případně vrátíte s poznámkou („výpis je jen za půl měsíce“), a na konci stáhnete vše najednou jako ZIP. Další měsíc založíte novou zakázku ze stejné šablony. Podívejte se, co uvidí klient, nebo začněte zdarma.